Code-barres interne ou numéro GS1 : lequel vous faut-il ?

La vraie question n’est pas le format, c’est où le code sera scanné

On croit devoir choisir entre EAN-13, Code 128 ou ITF-14. Ce n’est pas là que se joue la décision. Un code-barres n’est qu’un dessin qui encode des chiffres : n’importe quelle douchette le lit, quel que soit son format.

Ce qui décide, c’est l’identité derrière les chiffres. Soit ce numéro vous a été attribué, et il est unique dans le monde entier. Soit vous l’avez fabriqué, et il ne vaut que chez vous. Les deux se scannent aussi bien ; ils ne s’utilisent pas au même endroit.

Ce que chacun permet réellement

Un code interne se situe dans la plage que GS1 réserve à l’usage in-store — les préfixes 20 à 29. Cette plage existe précisément pour que les entreprises qui n’ont pas besoin d’un numéro mondial n’aient pas à en obtenir un.

Et si j’invente un préfixe entreprise ?

C’est la tentation la plus courante, et la plus coûteuse. Le code s’imprimera, il se scannera, et rien ne vous préviendra. Le problème apparaît plus tard, à deux endroits.

À l’enregistrement d’abord. Les places de marché croisent chaque code avec la base GS1 et vérifient que le préfixe entreprise correspond bien au propriétaire de la marque. Amazon l’écrit noir sur blanc : un code qui ne correspond pas aux informations fournies par GS1 est considéré comme invalide. Depuis 2016, les codes achetés à des revendeurs tiers sont refusés pour cette raison. Les enseignes de grande distribution appliquent la même vérification.

Chez quelqu’un d’autre ensuite, et c’est plus grave. Un préfixe appartient à une entreprise réelle, nommément. En l’empruntant, vous risquez d’émettre un numéro déjà porté par un de ses produits : mauvais article au mauvais prix en caisse, stocks mélangés dans les systèmes, et impossibilité de tracer un rappel sanitaire.

Inventer un préfixe n’apporte rien qu’un code interne n’apporte déjà. Dans une petite boutique, les deux fonctionnent ; en distribution, les deux sont refusés. La seule différence est le risque pris pour un tiers.

Le code interne : ce qu’il permet vraiment

Il est souvent présenté comme un pis-aller. C’est faux pour la majorité des commerces. Si vous gérez vos propres rayons, votre stock, votre matériel, un code interne fait exactement le travail : il est gratuit, immédiat, sans inscription et sans date d’expiration.

Il devient insuffisant le jour où votre produit doit être scanné par quelqu’un d’autre. Un producteur qui livre des magasins est dans ce cas dès sa première commande.

Quand l’adhésion GS1 devient indispensable

Dès que le code doit être lu ailleurs que chez vous : supermarché, épicerie tierce, distributeur, place de marché en ligne, exportation. Dans tous ces cas, votre interlocuteur vérifiera l’enregistrement du numéro.

L’adhésion se fait auprès d’une organisation GS1 contre une cotisation annuelle. Les tarifs et les démarches varient selon les pays : renseignez-vous auprès du bureau dont vous dépendez plutôt que de vous fier à un montant lu ailleurs.

Et si mon pays n’a pas de bureau GS1 ?

C’est le cas de plusieurs pays d’Afrique centrale — le Congo-Brazzaville, le Gabon, le Tchad, la Centrafrique et la Guinée équatoriale n’ont pas d’organisation GS1 nationale. GS1 l’indique lui-même sur ses pages pays.

Deux voies restent ouvertes. Vous pouvez adhérer auprès du bureau d’un autre pays — pour l’Afrique centrale francophone, GS1 Cameroun est le plus proche. Ou auprès de GS1 Global Office, qui attribue précisément aux entreprises des pays sans bureau national. Dans les deux cas, le préfixe qu’on vous attribuera n’appartiendra qu’à vous.

En attendant, un code interne vous donne dès aujourd’hui un numéro complet, gratuit, utilisable dans votre commerce.